Come trasmettere il giusto messaggio ai media: Il ruolo dell’ufficio stampa

Il ruolo dell’ufficio stampa è quello di fornire un messaggio coerente e facilmente digeribile dai media. Ciò significa che il vostro compito, in qualità di media manager, è quello di familiarizzare con gli organi di informazione che la vostra azienda contatta regolarmente e di tenere sotto controllo il loro stile e il formato preferito per condividere le notizie. In questo articolo vi spiegheremo tutto quello che c’è da sapere su come creare una strategia per i media, costruire relazioni con i giornalisti e creare un ufficio stampa efficace.

Che cos’è una strategia mediatica?

Una strategia per i media è un piano per comunicare le notizie ai media. Dovrebbe essere creata tenendo conto dei media e adattata alle esigenze specifiche di ogni organo di informazione che si contatta per gli aggiornamenti. Dovreste anche cercare di creare una strategia che sia coerente tra i vari dipartimenti e divisioni aziendali, in modo che tutte le aziende sembrino condividere le informazioni in modo coerente. Una buona strategia per i media comprende un piano per la condivisione proattiva delle notizie, per sapere chi contatterete, quando lo farete, cosa direte e come darete le notizie. Questo è importante affinché i giornalisti non debbano perdere tempo a contattare personalmente le aziende, ma possano concentrarsi maggiormente sulla scrittura e sulla redazione degli articoli, ricevendo una sola fonte di notizie alla volta.

Sviluppare relazioni con i media

Le relazioni sono ciò che rende possibile la comunicazione tra un’azienda e i media. Le relazioni si costruiscono attraverso una comunicazione proattiva e un interesse genuino per la persona con cui si sta comunicando. Anche l’interlocutore dei media deve essere una persona, non solo un titolo o un numero: questo significa conoscerlo e conoscere le sue preferenze ed esigenze personali. Dovreste anche cercare di imparare a conoscere la persona che si occupa dei media tanto quanto gli argomenti che vi interessano. Un buon media manager è attento alle conferenze, agli incontri e ad altri eventi che gli consentono di costruire relazioni con i giornalisti con cui lavora.

Creare un’identità di marca unica

L’identità del marchio è il modo in cui il consumatore percepisce la vostra azienda e i prodotti/servizi da essa offerti. Il processo di creazione dell’identità del marchio dovrebbe iniziare a livello aziendale: quali sono i valori che la vostra azienda intende difendere? Per cosa sarete conosciuti? Una volta stabilito questo punto, dovreste iniziare a pensare a come questi valori verranno applicati all’interno di ogni reparto della vostra azienda, in modo che ogni dipendente sia consapevole dei valori fondamentali per il proprio ruolo specifico. Successivamente, dovrete pensare a come ogni reparto/ruolo lavorerà con i media e al loro rapporto unico con il vostro marchio. Ad esempio, questo reparto è responsabile delle relazioni con i clienti? In caso affermativo, che tipo di relazioni desiderate con i consumatori?

Essere proattivi nelle ultime notizie

Il ruolo dell’ufficio stampa è quello di essere proattivo nel condividere le notizie dell’ultima ora. Questo può assumere diverse forme: comunicati stampa, post sui social media, qualsiasi cosa che condivida le notizie dell’ultima ora. Questa strategia proattiva può essere utilizzata quando si vuole anticipare il ciclo delle notizie. Ad esempio, se una grande conferenza ha appena concluso una presentazione molto interessante, ma che non ha avuto implicazioni degne di nota per la vostra azienda, dovreste condividere questa informazione il prima possibile. In questo modo i giornalisti potranno creare notizie e aumentare il numero di lettori online, mentre voi avrete l’opportunità di condividere informazioni importanti con la comunità.

Non fate promesse eccessive e non mantenete le promesse.

Non dovreste mai fare promesse che non possono essere mantenute, ma per creare relazioni con i media dovrete a volte piegare la verità ed esagerare fatti minori per creare un marchio unico e un rapporto unico con il consumatore. Ciò significa che potreste dover mentire o almeno gonfiare eccessivamente fatti minori per creare una storia unica e un’identità di marca unica. Questo non è l’ideale, ma fa parte del processo di costruzione della relazione. Detto questo, dovreste cercare di creare storie uniche che valgano la pena di essere condivise e che possano essere scomposte in fatti minori da condividere con i media.

Sapere quando dire no all’ufficio stampa

È risaputo che gli addetti stampa commettono errori di ogni tipo quando lavorano con i media. Esiste una linea sottile tra la condivisione di informazioni e la creazione di un falso senso di importanza. Di conseguenza, gli addetti stampa di molte aziende comunicano in modo eccessivo e non concedono ai giornalisti con cui lavorano il tempo necessario per scrivere gli articoli, modificarli e pubblicarli in modo tempestivo. Questo può portare alla mancanza di nuove informazioni da condividere online e sulla carta stampata. Pertanto, dovreste prendere in considerazione l’assunzione di un giornalista che possa aiutarvi a comunicare la giusta quantità di notizie, consentendo al contempo al giornalista di adattarsi al meglio ai suoi impegni.

Conclusione

Questo articolo ha spiegato il ruolo dell’ufficio stampa, il ruolo del media manager e il ruolo dell’azienda nella comunicazione. L’autore spera che questo articolo vi abbia dato una migliore comprensione del ruolo dell’ufficio stampa e del ruolo dei media. Se avete domande sull’articolo, non esitate a contattare l’autore.